Днес, когато технологиите навлизат все по-устойчиво в света на бизнеса, ясната комуникация и стратегическото сътрудничество между вътрешните екипи на компанията и PR агенцията са от съществено значение за поддържането на нормална работна среда. Защото, когато вътрешните екипи на компанията комуникират пълноценно, всяко действие е унифицирано, посланието на бранда резонира правилно с аудиторията и скоро резултатите са налице.
Постигането на тази синергия обаче изисква целенасочени усилия, планиране и изпълнение. Затова днес ще предложим на вашето внимание няколко съвета за подобряване на комуникацията и сътрудничеството между вашата PR агенция и вътрешните екипи, за да оптимизирате вашите PR кампании.
Разбиране на ролите на PR агенцията и вътрешните екипи
Нека най-напред разделим въпроса на две части и започнем с отговор какво прави PR агенцията.
PR агенцията отговаря за управлението на имиджа на вашия бранд и комуникирането на вашите послания към обществото и медиите. Нейната експертиза включва:
- работа с медиите;
- създаване на прессъобщения;
- управление на кризисни комуникации;
- разработване на стратегии за повишаване на репутацията на бранда.
Тези външни партньори предоставят нова перспектива и често имат широка мрежа от медийни контакти, които могат да разширят обхвата на вашия бранд.
За разлика от ролята на PR агенциите, вътрешните екипи представляват нещо като сърцето на всяка организация. Независимо дали става дума за маркетинг, продажби, продуктово развитие или управление на човешки ресурси, тези екипи предлагат задълбочено познание за културата, ценностите и целите на компанията. Те имат пряко участие в работата на компанията и разбират динамиката на вътрешните процеси, включително и на служебните отношения, които са ключов аспект , когато стане дума за възприемането на компанията както от външните, така и от вътрешните публики.
Докато PR агенциите предоставят външна експертиза и широка мрежа, вътрешните екипи допринасят със задълбочено познание за основните ценности на бранда, тона и дългосрочната визия. Създаването на връзка между тези два елемента е от съществено значение за последователна и ефективна комуникационна стратегия.
Изграждане на здрава основа за комуникация
За да сме сигурни обаче, че въпросната основа е здрава, трябва преди всичко да определим ясни цели и очаквания, както и да се уверим, че както вътрешните екипи, така и PR агенцията са наясно с тях. Основните цели могат да включват повишаване на осведомеността за бранда, подобряване на служебните отношения или управление на корпоративна криза.
Ясните цели биха могли да осигурят много точна насока за действие, както и да помогнат да се измери прогресивното развитие. Важно е всички да разбират мисията на компанията и как всяко PR усилие се вписва в по-голямата картина. Определете реалистични очаквания за сроковете, ангажиментите и метриките, по които ще оценявате резултатите от PR кампаниите.
Постоянната и открита комуникация е още една основа за успешното партньорство. Затова организирайте редовни срещи между вашите вътрешни екипи и PR агенцията, за да обсъдите напредъка, предизвикателствата и предстоящите възможности. Седмичните или двуседмични събрания дават възможност и на двете страни да бъдат в крак с важните процеси и събития и да предоставят обратна връзка в реално време.
По време на тези срещи насърчавайте открит диалог за работещите и неработещите практики и действия, тъй като това ще ви гарантира, че PR стратегията се оптимизира непрекъснато. Освен това, ако в компанията настъпят промени, които могат да засегнат служебните отношения или публичното възприятие, могат да бъдат направени своевременни корекции в посланията или тактиките.
Синхронизиране на усилията за максимален ефект
За да се постигне това, е необходимо както вътрешните екипи, така и PR агенцията да споделят съответните данни, идеи и практики. Вътрешните екипи могат да предоставят безценна информация за поведението на клиентите, тенденциите в продажбите или вътрешните развития, докато PR агенцията може да сподели медийни анализи и обратна връзка от външни заинтересовани страни.
Съвместната работа по анализите помага да се създаде цялостна картина за това как PR усилията влияят на бизнеса.
По-конкретно може да се анализира въздействието върху служебните отношения, което е важно, тъй като то е основополагащо за изграждането на силна култура на бранда. Ако служителите се чувстват информирани и участващи във външните комуникации, това може да доведе до по-висок морал и по-добро съгласуване с целите на компанията.
Имайте предвид, че разпокъсаното послание може да обърка както медиите, така и вашата аудитория. Важно е вътрешните екипи и PR агенцията да си сътрудничат при разработването на последователно послание във всички комуникационни канали. Независимо дали става въпрос за прессъобщение, публикация в социалните медии или вътрешен бюлетин, основното послание трябва да остане в съответствие с ценностите на компанията.
Освен това съгласуването на посланията, свързани с служебните отношения, с външните PR усилия помага за изграждането на доверие както вътрешно, така и външно. Когато служителите са наясно с това, за което компанията се застъпва и как комуникира с обществеността, те по-лесно могат да се чувстват част от по-голямата мисия, което може да повлияе положително на възприятието на бранда.
Решаване на предизвикателства в PR сътрудничеството
Все пак никой не е застрахован от кризи и когато те настъпят, ефективната комуникация между PR агенцията и вътрешните екипи е от съществено значение. Тогава PR агенцията често поема отговорността за връзките с медиите, докато вътрешните екипи управляват потока от информация в компанията, като поемат отговорност за това служителите да са наясно със ситуацията и решенията.
По време на криза е важно да се поддържа прозрачност, особено в служебните отношения. Служителите трябва да бъдат първите, които научават за големи проблеми, засягащи компанията. Информирането им не само изгражда доверие, но също така помага за предотвратяване на разпространението на дезинформация вътре в организацията.
Понякога обаче може да се случи така, че PR агенциите и вътрешните екипи да имат различни стилове на работа или културни подходи. Например, PR агенцията може да бъде по-ориентирана към резултатите, докато вътрешните екипи може да приоритизират дългосрочните отношения и служебните отношения. Разбирането на тези различия и намирането на общи позиции всъщност е ключът към продуктивното сътрудничество.
Насърчавайте откритите дискусии за стиловете на работа и бъдете готови да адаптирате процесите, където е необходимо. Гъвкавостта и желанието за разбиране на гледната точка на другата страна могат да допринесат за изграждането на силно партньорство.
Най-добри практики за ефективно сътрудничество
1. Назначаване на лице за контакт
Назначаването на едно лице за контакт от вътрешния екип и на едно от PR агенцията може да улесни комуникацията и да предотврати недоразумения. По този начин ще се създаде връзка, която ще даде гаранция, че всички послания са ясни и че двете страни са съгласувани относно задачите, целите и очакванията.
2. Насърчаване на култура на обратна връзка
Обратната връзка е от съществено значение за подобряване на комуникацията и сътрудничеството. Както вътрешните екипи, така и PR агенцията трябва да се чувстват комфортно да дават конструктивна обратна връзка. Културата на открита и честна комуникация помага за бързото разрешаване на проблемите и поддържа плавното функциониране на партньорството.
Често задавани въпроси:
Колко често трябва да се срещат PR агенцията и вътрешните екипи?
Идеалният случай е редовни срещи да се провеждат седмично или на всеки две седмици, за да се осигури постоянна комуникация. Това ще помогне на двете страни да бъдат в съответствие с целите, да адресират предизвикателствата рано и да усъвършенстват стратегиите при необходимост.
Защо служебните отношения са важни в PR-а?
Служебните отношения са важен аспект на публичните комуникации, защото начинът, по който служителите възприемат компанията, влияе на нейната репутация. Когато служителите се чувстват информирани и ценени, те могат да се превърнат в посланици на бранда, подобрявайки неговото външно възприятие.
Как можем да осигурим съгласуваност между вътрешните екипи и PR агенцията?
Определянето на ясни цели, поддържането на редовна комуникация, споделянето на данни и насърчаването на култура на обратна връзка могат да помогнат за осигуряване на съгласуваност между вътрешните екипи и PR агенцията.
Ефективното сътрудничество между вашата PR агенция и вътрешните екипи е от решаващо значение за успеха на вашите PR усилия
Като съгласувате целите, поддържате открита комуникация и създавате унифицирано послание, можете да гарантирате, че двете страни работят в хармония за постигане на вашите PR цели.
Освен това, повишеното внимание към служебните отношения по време на тези усилия може да подобри не само външната репутация на бранда, но и вътрешната култура на компанията, което осигурява дългосрочен успех.
