В света на комуникациите и бизнеса, сътрудничеството между PR агенциите и вътрешните екипи на компаниите е от съществено значение за изграждането на силен публичен имидж. А тази тяхна връзка се оказва ключова за ефективното управление на марката, справянето с кризи и развитието на иновативни кампании.

Въпреки това, съвместната работа между двете страни не винаги е лесна, тъй като всяка страна има своите уникални цели и подходи. Затова успешната комуникация и ясно изразените очаквания са основни за постигането на общите цели и подобряването на отношенията с екипа.

Разбиране на ролята на PR-а в съвременния бизнес

В крайна сметка PR-а е много повече от просто популяризиране на продукти или услуги. Те включват управление на имиджа на компанията, създаване на положителни отношения с обществеността и бърза реакция при кризи. Но за да бъде една PR стратегия наистина ефективна, тя трябва да има подкрепата на вътрешните екипи.

Интересно е обаче, че вътрешната комуникация често се пренебрегва в PR-а, макар че е ключов елемент за успеха. Трябва да сте наясно обаче – ако нямате ясна и последователна комуникация между вътрешните екипи и PR агенцията, дори и потенциално най-добрите кампании могат да се провалят. Затова е добре да обърнете внимание на:

• Синхронизация на целите:

И PR агенцията, и вътрешните екипи на компанията трябва да бъдат наясно с посланията и целите на бранда.

• Подобряване на отношенията с екипа:

Когато служителите са информирани и ангажирани с PR стратегията, те се чувстват оценени, което повишава морала и подобрява отношенията с персонала.

Стъпки за ефективно сътрудничество между PR агенции и вътрешни екипи

1. Поставете ясни очаквания от самото начало

Основата на всяко успешно сътрудничество е ясното поставяне на очаквания. И двете страни трябва да разбират обхвата на работата, сроковете и резултатите. Това помага да се избегнат недоразумения в бъдеще.

Основните въпроси за обсъждане по време на първоначалните срещи могат да са:

• Какви са PR целите на компанията?
• Каква роля ще играе вътрешният екип в подкрепа на агенцията?
• Колко често ще се провежда комуникацията?

2. Установете редовни канали за комуникация

Редовната и прозрачна комуникация гарантира, че всички са информирани и синхронизирани. Независимо дали става въпрос за седмични срещи или месечни стратегически обсъждания, важно е да се създаде рутина за поддържане на активна комуникация. А най-добрите инструменти за това могат да са:

• Slack или Microsoft Teams за ежедневна комуникация
• Zoom или Google Meet за видео срещи
• Trello или Asana за управление на проекти и следене на задачи

С помощта на тези инструменти както агенцията, така и вътрешният екип могат да следят напредъка в реално време и да се уверят, че всички се движат едновременно в информацията.

3. Включете вътрешните екипи в PR планирането

Включването на вътрешни екипи в PR процеса е от съществено значение за гарантиране на съответствие между вътрешната култура на компанията и нейния външен имидж. А ползите от това са:

• Разнообразни перспективи: Вътрешните екипи познават много добре културата на компанията и целевата аудитория.
• Подобряване на отношенията с персонала: Когато служителите участват в процеса, те се чувстват част от по-голямата картина, което може значително да подобри отношенията с тях и да окаже влияние върху мотивацията им и удовлетворението.

4. Осигурете консистентност на бранда

Консистентността е ключова за PR агенцията, затова тя трябва да съгласува своите послания с вътрешната комуникация на компанията, за да гарантира единен глас. Това е особено важно при справяне с кризи или важни съобщения.

А едно създаване на ръководство за брандиране може да се окаже един от начините да се осигури консистентност е да се създаде ръководство за брандиране, което да включва:

• Ключови брандови послания
• Тон на комуникация
• Насоки за външна комуникация

5. Насърчавайте култура на сътрудничество

Успехът на PR екипа е резултат от съвместни усилия. Важно е да се развие култура на сътрудничество, в която PR агенцията и вътрешните екипи работят като партньори, а не като отделни единици. Начините за насърчаване на подобно сътрудничество са:

• Кросфункционални срещи: Стимулирайте редовни срещи между PR специалисти и различни отдели като маркетинг, HR и продуктово развитие.
• Обратна връзка: Позволете на вътрешните екипи да предоставят обратна връзка за PR кампании. Тази информация може да помогне за усъвършенстване на стратегиите и подобряване на резултатите.
• Празнуване на успехи: Признавайте и празнувайте успешни кампании както с вътрешния екип, така и с PR агенцията. Това укрепва отношенията и стимулира мотивацията.

6. Редовен преглед и корекции на стратегиите

Никаква PR стратегия не трябва да бъде статична. Редовното преглеждане и усъвършенстване на стратегиите въз основа на резултатите осигурява гъвкавост и отзивчивост за нови възможности или предизвикателства както на PR агенцията, така и на вътрешните екипи. А въпросите, които можете да зададете по време на въпросните прегледи, са от типа:

• Дали текущите стратегии отговарят на целите ни?
• Как се справяме по отношение на отношенията с персонала и вътрешната комуникация?
• Какво можем да подобрим за следващото тримесечие?

Ролята на отношенията с персонала в PR успеха

Силните отношения с персонала пряко допринасят за успеха на PR усилията. Когато служителите се чувстват включени в процесите и ценени, те по-лесно стават посланици на бранда, като органично подсилват PR усилията. А PR-ът може да повлияе на отношенията с персонала по следния начин:

• Прозрачност: PR кампании, които включват прозрачна комуникация със служителите, изграждат доверие.
• Ангажираност: Служителите, които са включени в кампании, чувстват по-голяма отговорност за имиджа на компанията, което подобрява общото им настроение.
• Кризисно управление: По време на кризи служителите често са първата точка на контакт с клиентите. Гарантирането, че те са информирани, помага да се запази репутацията на компанията.

А подобряването на отношенията с екипа чрез PR инициативи може да стане по следния начин:

• Вътрешни бюлетини: Споделяйте PR новини и успехи със служителите, за да ги ангажирате.
• Подчертаване на служителите: Включвайте служителите в PR кампании, за да хуманизирате бранда и да повишите морала.
• Канали за обратна връзка: Позволете на служителите да споделят своите мисли относно PR инициативите, създавайки двупосочен поток на комуникация.

Често задавани въпроси:

Колко често трябва да се срещат вътрешните екипи с PR агенциите?

Обикновено седмичните срещи са достатъчни за ежедневни обновления, докато по-задълбочените стратегически срещи могат да се провеждат месечно или тримесечно.

Какво е най-голямото предизвикателство в PR сътрудничеството?

Най-голямото предизвикателство често е несъответствието между вътрешните цели и външните послания. Редовната комуникация и ясните очаквания могат да помогнат за преодоляването на този проблем.

Как PR агенциите могат да подобрят отношенията с персонала?

PR агенциите могат да подобрят отношенията с персонала, като включват служителите в кампании, гарантират, че те са информирани, и празнуват вътрешните и външни успехи.

Каква е ролята на вътрешната комуникация при кризисно управление?

По време на криза вътрешната комуникация е от решаващо значение. Поддържането на информираност у служителите гарантира, че те могат да действат като ефективни посланици на бранда и да се справят с въпроси от клиенти с увереност.

Сътрудничеството между PR агенциите и вътрешните екипи е от съществено значение за изграждането на силна и успешна PR стратегия

Чрез насърчаване на ясна комуникация, поставяне на очаквания, включване на служителите и редовен преглед на стратегиите, компаниите могат да подобрят както външния си имидж, така и вътрешните отношения със служителите.

В днешния динамичен бизнес свят, връзката между вътрешните екипи и PR агенциите ще продължи да играе важна роля, като осигурява дългосрочен успех за всички участващи страни.

А ефективният PR не е само това, което вижда светът; той е въпрос на добър вътрешен ред. Когато сътрудничеството е правилно, то може да издигне бранда, да ангажира служителите и да доведе до по-силни, по-ефективни стратегии за връзки с обществеността.